Power Automateを使い、メール送信を自動的に行えるようにした

改善したきっかけ

当社は、金融に強みのあるSIer企業です。

全社的な取り組みとして毎朝、部署ごとに所属メンバー全員の当日の勤務場所や勤務時間、休みの場合はその旨をまとめ、本社へメール報告するタスクがあり、その対応に毎朝担当メンバーの時間が最大で30分ほど取られています。

2020年後半からの新型コロナの流行からは、感染対策の一環として体温の報告も含める必要が発生し、それぞれのメンバーに毎朝体温を聞いて回るという泥臭い作業が発生し非常に効率の悪い状況です。

何度も繰り返し同じような作業を行うタスクのため自動化を検討したものの、追加で有料の何か製品を導入せずに手っ取り早く改善する方法が見つからず、数年に渡りそのままの状態が続いています。

改善のきっかけは、全社的に事務作業の効率化を図る施策が始まり、このタスクも対象として挙がったことです。

・本社へのメール報告に時間が掛かる

Power Automateとは

反復作業とペーパーレスプロセスを合理化できるため、最も必要なことに集中できます。
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/

善に伴い社内ですでに契約済であったMicrosoft 365を利用することを検討しました。

実際に使用に至ったサービスは、Microsoft Excel Online・Forms・Power Automateの3つです。

まず、各メンバーに勤務予定（勤務場所や時間など）を事前に入力してもらう必要があるため、Excel Onlineにて各員の勤務予定表を作成し入力をお願いしました。

次に、毎朝の体温を報告してもらう必要があるため、Formsを用いて体温入力フォームを作成しました。

ただ、単純にフォームを作って連携するだけですと入力忘れが発生したため、Power Automateを用いて毎朝、体温を測りフォーム入力するようメールを送信するフローを作成しました。

最後に、Power Automateを用いて勤務予定表と体温フォームの入力結果から報告用データを成形し、メール送信するフローを作成し、課題解決に至りました。

単純作業から作業者が解放され、より価値の高い仕事に時間を割けるようになったことは改善して良かったと思うところです。

似たような単純タスクは社内にあふれていると思われるため、横展開して全社的な改善に取り組みたいと考えています。

本タスクに関しては、例えば体温を体温計で測った時点で、データに取り込むことが出来たりすると、入力するメンバーの手間も省けるため、IoT的な観点での改善も今後取り組んでいきたい点です。