改善したきっかけ
当社は、精密機器の製造を行っております。
コロナの影響で社外の方とのやりとりや社員同士の情報のやり取りが対面からオンラインに移行していきました。その過程でオンラインでの打ち合わせや会議を行うことが日常茶飯事で発生するようになりました。
以前まではオンラインで打ち合わせするとしても半年に一回程度でしたがコロナ移行毎日一回程度オンラインで打ち合わせが行われています。
これまで使用していたオンラインWEB会議ツールであるskype for businessは打ち合わせを開始する際にアプリをダウンロードしていないと接続方法が分かりにくいです。
また、オンラインでの打ち合わせを行うのみであれば問題ありませんが、議事録の作成を並行して行ったり、資料をオンライン会議に参加しているメンバー共有で加筆修正をすることができず効率が悪いなと感じていました。
・現在のツールでは、オンライン会議を行う際に効率が悪い
改善した方法
Microsoft Teamsを導入した
Microsoft Teamsとは
Microsoft Teams 家庭でも、仕事でも、学校でも、一緒なら可能性は驚くほど広がります。Microsoft Teams なら、もっと多くが可能に
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
常につながって、共有コンテンツにいつでもアクセス。学習、計画、イノベーションを、一緒に進めましょう。
他企業の方とオンラインで打ち合わせをする際、スムーズに行えるようになった
Skype for businessからオンラインツールをMicrosoft Teamsに変更しました。
やはり一番はzoomが主流のようですが、Microsoft TeamsもSkype for businessよりは普及しているようで他企業の方とうちあわわせする際もスムーズに接続ができるようになりました。
効率よく打ち合わせを行えるようになった
ある程度普及しているツールに変えたことで使用したことがあることが多いことと、アプリをダウンロードしていなくてもブラウザから参加する方法がアイコンでパッと見てわかるので接続不良による時間の無駄やオンライン会議のリスケの無駄がなくなったことがよかったです。
またMicrosoft Teamsのアプリを使用している人であれば会議の様子も録画できたり、オンライン上でも画面を共有しながらファイルの加筆修正ができることで非常に効率も上がりました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
今後使用できる人数を増やしていく
改善したことで仕事が非常に効率的になりました。録画機能やファイルの共有チャット機能グループ機能など様々な機能を駆使することで確実に業務効率は上がっています。
ただ、まだ社内でもアプリを取り入れている社員はごく少数です。
やはりアカウントを全社員に付与するのは費用がかかるため無駄な出費になってしまうからです。こうしたことで社内でITリテラシーに差がついていくことは非常に今後の課題であると考えます。
また、取り入れている社員が増えると活用範囲も広がっていき社内会議でもオンライン会議がもっともっと主流になれば移動のロスやタイミングを見計らった電話での問い合わせ等もしなくて良くなるので費用とアカウント数をどこまで天秤にかけていくかが今後の課題でもあります。