クラウドに保存可能なプリンタを導入したことで、物品・資料管理が適切に行えるようになった

改善したきっかけ

当社は、音楽事務所で音楽全般の制作を行っている。

当音楽事務所内には、楽譜や書類など紙媒体などの現物が余りにも多くあり、保管用だけでも相当な量となっていて、事務所内のワークスペースを圧迫している。

また、紙媒体に絡んでこれまで郵送などでやりとりしていた通信のコストと手間が掛かり過ぎていて、現在の従業員数ではどうにも手が回らない状態にある。

このままではもう一人従業員を雇わなければならないが、その費用は今の事業収入ではとうてい捻出できない状態。

また、事務機械類も経年により買い換えが必要となり、経費を圧迫する要因となっていた。これらのジリ貧状態をなんとか解消し、作業効率と経費削減、そしてスペース確保をしたいと、データと対外通信の電子化をITの力で進めることにした。　

・物品・資料管理が適切に行えていない

「写真と文書、どちらも快適！」と思わせる、新・スタンダード。エコタンク搭載モデル「EW-M754TW/TB」
https://www.epson.jp/products/ecotank/ewm754t/

紙媒体は、電子化によりパソコン内、あるいはWeb上のクラウドに保存することとし、これまで「また必要になるから…」と取っておいた紙媒体も10年を経たものは思い切って廃棄することにした。

電子化は業務の合間の時間に根を詰め過ぎないように１年程度の期間で完成すればよいという考えで始めたが、当初の思惑とは違い、一か月くらいで完了した。

通信コストの削減では、基本的に対外のやりとりは電子メールやチャットワーク、Googleドライブなどを使用し、紙媒体を介在させないようにした。

最初に取引先に断りを入れておくと、意外にスムースに出来るようになり、年賀状もメールで送付している。事務機械類も、使用頻度が低いものは思い切って購入せず、オフィスサービスなどを活用している。

音楽事務所において圧倒的に事務所スペースが確保出来てオフィスが広々としてモチベーションが上がった。

紙媒体の断舎利も出来て、従業員増員の必要もなくなり、係る費用で頭を悩ませる必要もなくなった。

パソコン上で完結することを増やしたので、作業が分かりやすくなり、効率が上がった。

クラウドの使用を積極的にすることで、そこから繋がった新しいネットワークを使用して、新しい顧客販路の展望が見えてきて、希望が持てるようになった。