改善したきっかけ
当社は販促や広告媒体関連の編集、出版、印刷関連の業務を行っております。
外注に発注したメディア用の原稿に校正漏れやミス及び、表現不可の内容が多々あり、チェックバックを何度も行わなければならない事象が度々発生して、時間のロスに悩んでいました。
また、外注側の原稿が、他案件を丸々コピーしたものや、どこかの書籍や雑誌の取材内容を引用したようなものもありました。
その結果、内容は提出されたものと酷似するなど、こちらが注意を払ったりして、校正や引用元まで検索しなけれならなくなり、常に手間がかかりました。
また、校正をするのは自分の役割だったので、客観的な判断ができず、正しいか、間違いかなどもほぼ曖昧な観点からの指摘しか行えず、原稿の正確性に関して、出稿ギリギリまで確信が持てないことも多くありました。
結局、外注の原稿を全てリライトをし直したり、原稿を再構築するなどのコストもかかってしまう。ということを改善するべく、日々良い案がないかとネットを検索して情報を探していました。
・原稿の校正漏れ・ミス・表現負荷の内容の修正を多く行わなければならない
・原稿内容に引用元未記載の引用内容等が存在している
改善した方法
CopyContentDetectorを導入した
CopyContentDetector
CopyContentDetector®は無料のコピペチェックツールですCopyContentDetectorは、必要な機能を無料で利用することが可能になっています。コンテンツマーケティングというマーケティング手法が企業に認識され、外部ライターに記事を発注することも多くなってきています。外部ライターに記事を発注した際には、重複コンテンツを避けるためにもコピペチェックが必須となります。
https://ccd.cloud/
Microsoft Wordの機能を利用した
Microsoft Word
文書を Web ページに変換
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/word
ニュースレターや文書を他の人に見てもらえるように公開する必要がある場合に、Word 文書を Web ページに簡単に変換できます
簡易的な校正をWordの機能で行った
まずは、原稿のミスをなくすための一番大切な校正に関してなのですが、これはofficeの標準であるwordの校正ツールをまず基本にしました。固有名詞などをミスと判断するなど、基準的にはあまり使い勝手の良いツールではありません。
しかし、文章の構築的な分野だと助詞の置き方や、文字のダブりや、漢字の表記ミスなど大まかなミスに関しては、見事に校正チエックをしてくれるので助かりました。この文字校正ツールは専門的なツールではないのですが、まず第一段階として常識的な校正ミスを見つけるためには大いに役立ちます。
また、テキストがメールで送られてきたらwordに変換して校正ミスチェックをするように徹底しました。
コピー・引用チェックを自動化し、チェックにかかる時間を削減した
内容のコピー度チェックや引用チェックなど内容を確認するのは次の段階と順番も決めて、作業の分断化にも成功し、チェックによる手間をかける時間を大幅削減しました。
外注による引用によるコピー案件などを一切受け付けないという姿勢ができた
外注先の引用によるコピー案件などを一切受け付けないという姿勢ができたことは、文章や文字の校正ミスを見つけることより大切なことだと考えています。
やはり、たとえば誰かが、一般人が日々の生活や趣味的に書いたブログを引用していても、その一般人の方に許可を得なければ、著作権という観点からも、引用は絶対に許されません。
偶然に酷似した内容であっても、完全に違う文章にリライトするなどを徹底するという姿勢は、高品質な編集内容となり、正しい表現の有り方だと思います。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
カテゴリ毎の原稿に対するチェックを行えるツールを導入したい
このツールを利用するようになってから、ライター関連の外注の原稿の質はアップして、オリジナル性も高まってきています。あとは、利益がもう少し望めればよいかなと考えています。
しかしまだ課題はあって、例えば美容ケア関連の原稿を作成する際には、薬機法などの知識が豊富にないと表現難しい。
薬機法のツールも使用しますが、かなりあいまいなものもあり、正確性を守り抜けるのか、また、ミスを極端に減らすためにはどんな策を講じたら良いのか、まだまだ解決しなければならない問題は多々あります。
完璧な原稿作成をつくることは、本当に難しいことなので、今後正しく、完璧な原稿を作成できるツールが開発されることがあれば、ぜひ導入したいという願いは常にあります。