デジタル化の
ヒント

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DEGITALKA
都道府県
大阪府
業種
生活関連サービス業,娯楽業
会社情報
レンタカー事業
実施者
管理事務
会社規模
6〜10人
初期費用
0
月額
50,000

レンタカー侍、TimeTree、Square、PayPayを導入することで更にお客様の利便性が高まった。また、Microsoft Accessを用いることで事務作業を効率化することが出来た。

この記事は約4分で読めます。

改善したきっかけ

当社は、レンタカー事業を行っております。
作業人員増加により、誰が何をしているか、この後どのような仕事が入っているか、電話などの連絡を取り合わなくても共有できる情報共有ツールが必要でした。

また、件数増加による事務処理が増えたことに時間短縮化のため、システムを導入しました。

そのツール内で、営業活動の内容も共有し、上司や同僚へ見える化し、指示や今後の対応についての相談などもできるようになりました。顧客要望による決済方法の多様化について対応しました。

・社員間で情報共有を行いたい
・件数増加による事務処理作業の時間短縮化を行いたい
・決済方法を多様化したい

改善した方法

TimeTree,レンタカー侍,Microsoft Access,Square,PayPayを導入した

TimeTree

共有を前提に作られたカレンダー
TimeTreeは、予定管理の方法を「共有とコミュニケーション」を前提にして作られました。例えるなら、リビングの壁掛けカレンダーがスマホの中に入ったようなイメージです。とにかく簡単に共有できること、カレンダーの中でコミュニケーションできることが特徴です。

https://timetreeapp.com/intl/ja/
TimeTree【タイムツリー】 - グループでのスケジュール共有とプライベートの予定管理ができるカレンダーアプリ
TimeTreeはプライベート&共有で使えるカレンダーアプリ(無料)です。家族、カップル、サークル、バイトなど色々なグループでのスケジュール共有に利用できます。共有せずにプライベートでももちろん利用できます。

レンタカー侍

レンタカー業務特化型
予約管理システム

https://www.rentacar-samurai.jp/
レンタカー侍 | レンタカー業務に特化した管理&予約システム
レンタカー侍は、レンタカー業務に特化した管理&予約システムです。事業者様側の「管理システム」はもちろん、お客様側の「予約システム」も同時に作成できます。多言語にも対応。貸渡証・車輌チェックシートや貸渡実績報告書など自動で作成。30日間無料!

Microsoft Access

データの価値を高める
ビジネスに最も適した形式で簡単にデータベース アプリを作成できます。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/access
Microsoft Access | データベース ソフトウェア | Access 無料試用版
Microsoft Access は、SQL を利用可能なセキュリティの高いデータベース ソフトウェアです。カスタマイズ可能なデータベース アプリをすばやく作成することができます。Access 無料試用版をダウンロードしてお試しください。

square

ビジネスのあらゆる場面を、ひとつにつなぐ

https://squareup.com/jp/ja
クレジットカード決済・タブレットPOSレジならSquare (スクエア)
Squareなら、お手持ちのスマホやタブレットがEMV準拠の安全なクレジットカード決済機能を持ったPOSに。売上分析から顧客管理まで、事業に必要なツールがすべて揃います。

paypay

スマホひとつでかんたんにお支払いはPayPayで

https://paypay.ne.jp/
PayPay(ペイペイ)- QRコードで支払うキャッシュレス決済のスマホアプリ
PayPayは、スマホひとつでカンタン・おトクにお支払いができるアプリです。最短1分で登録完了!街のお店をはじめ、ネットサービスや請求書のお支払いなどにもご使用いただけます。

情報を共有出来るようになった

TimeTreeにて、何時にどのような仕事が入っているかを全員共有できるようにしました。
配車時間やお客様の情報・決済方法・車両の注意事項など。

営業活動内容についても、別グループを作成し共有しています。

配車予約を簡単に出来るようにした

レンタカー侍で、配車予約システムが取れるようになりました。オンラインにてお客様に車両を選んで頂き、予約を取っていただきます。電話や個別メール対応が減りました。年度末の実績報告書作成にも対応しており便利です。

集計等の事務作業を簡単に行えるようにした

Accessにて、日計売上を集計し、請求書発行・月次報告および経費集計などを加えて、収益報告が簡単になりました。

会計方法を増やせた

お客様のご要望により、クレジットカード決済(Square)QRコード決済(PayPay)を導入しました。

評価

思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った

今後の目標

情報格差を無くしたい

情報共有は、ツールで誰でも共有できるようになりましたが、個人での理解度に差があり、対策が必要です。内容のマニュアル化や事前指導など。

決済用に購入したipadを更に活用したい

ツールの導入に経費はそれほど掛けれませんでしたが、決済用にipadを購入しました。現金決済や振込が未だ多くを占める為、出番がそれほど多くなく、他の活用方法がないか模索しています。(店内BGM、広告動画を流すなど)

入金管理作業の時間の削減を行いたい

レンタカー侍やAccessを利用して時間削減はできていますが、入金管理については課題が残っています。前金・分納・延滞・損害賠償金などイレギュラーな管理については、別途Excelなどでの管理が必要です。

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