改善したきっかけ
行政書士業務に関してITツールを使用して対応するサービスを行っております。
現在の事業所を開業した当初から、自宅でプライベート用に使用していた4，5年前のPC（HP社製）を引き続き使用しています。
しかし、購入した当初も比較的安い金額のものであったこともあるせいか、LINEをPCでログインしてもメッセージが届かないことがあり、顧客への返信対応が遅くなってしまうというトラブルが生じています。
また、Zoomを使用する際にマイクがPCに内蔵されていないことが分かり、私の声を拾うことができないため、打ち合わせをスマホで通話しながら行うことになり、新しくイヤホンマイクを購入する必要があるなどの支障が生じています。
また、ネット回線へつながる速度も、Wi-Fi機器は最新のものにしていたにも関わらず、アクセススピードが遅いなどの使い勝手の悪さも生じるています。
・PC性能が低く、オンライン打ち合わせを行う際に不備が生じる
改善した方法
Microsoft社のWindowsノートPC、OneDriveを導入した
OneDriveとは
OneDriveに無料でサインアップして、安全なクラウド ストレージを使用すれば、写真をオンラインで保存し、デバイス間での編集やファイル共有ができます。オフラインアクセスにも対応しています。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
PCを最新モデルに買い替え、オンライン打ち合わせが快適に行えるようになった
まずは、PCをノートPCではあるものの、Windowsの最新版を購入するようにしました。
これによりLINEのメッセージが長時間届かないというトラブルはなくなりました。
また、当然のことかもしれませんが、マイクも内蔵されているため、イヤホンマイクを再度使用することなく、Zoom等での会話もすることができるようになりました。
ネット回線へつながる速度についても、PCを最新版にしたことで繋がりが早くなり、業務をストレスなく行うことが可能となりました。
情報の共有を効率よく行うことが出来るようになった
また、Microsoft社のクラウドサービスであるOneDriveも導入した。これにより、スマホで取り込んだ情報をPCにすぐに同期することができ、情報の共有を素早く行うことができるようになりました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
今後のリスク管理、トラブル対応方法を検討していく
ITツールを新たに導入することで、導入コストがかかったり、固定費がかかってしまうこともあるものの、業務効率が格段に良くなったことから、改善して良かったと思っています。
ただし、自分の選んでいるツールがベストなものであるかどうかが分からなかったり、もしPCが壊れてしまったときのリスク管理等、今後新たに生じる可能性のあるトラブルについても今のうちに想定しておき、生じてしまった際にも落ち着いて対応できるようにしていけるよう今のうちから考えていきたいです。