kintoneを導入したことで、データ破損や情報漏洩のリスクなく、全体で情報を共有出来るようになった。

改善したきっかけ

当社は、人材紹介業を行っております。

これまで対応している案件については全てExcelでシートを作り管理していました。

しかし、組織が拡大するにつれてデータ量も増え、一つのExcelを一度に数十名が触っているという状況も起こり、そうなると一度記入したデータがうまく保存出来ていなかったり、項目ごとに行が入れ替わったりして案件に付随する情報が整理出来ていないことが頻繁に発生しました。

その結果、データが壊れるだけでなく、案件ごとに項目入力をしているため情報漏洩リスクもありました。

解決策として、Excelを個人ごとに分けるという策を考えましたが、逆に管理が大変になると考えました。また、今後拡大するサービスの予定もあるため、将来のことを考えた結果、案件管理ができるITツールを導入することになりました。

・情報を全体で問題なく共有できるようにしたい
・情報漏洩のリスクを無くしたい

キントーンでできること　バラバラな情報がーつにまとまる
キントーンなら、散在するエクセルや、煩雑なメール、紙の書類の山など、バラバラになりがちな情報がーつにまとまります。
https://kintone.cybozu.co.jp

kintoneというシステムを使い、今までExcelで管理していた内容を全てそのシステムに取り込むことにしました。基本的なUIは同じなので、現場の使い手から見ても、Excelに入力するかkintone上の項目を入力するかの違いで、特に大きな影響もなく、導入することができています。

ただし、Excelに比べて検索機能が弱かったり、出したい情報にソートをかけたり、色をつけたりと言ったことが行いにくい（出来なくはないが、大元の設定変更が必要なのでExcelより自由度は低く感じる）と感じています。

Excel運用時の懸念であったデータ破損は無くなったので、情報漏洩のリスクもほぼゼロになり、その点では導入して良かったと思います。

上記に記載した通り、当初改善したかった課題については無事に解決することができました。課題として残るのは、データ管理する項目が多ければ多いほどUIが見にくくなります。

Excelであれば比較的自由に調整できますが、そういう機能はない（私たちが使用してるプランの範囲だと）ので、UIでいうとExcelの方が見やすかったです。今後新しいシステムに移行するかどうかはまだ検討していないので、しばらくはkintoneを利用予定です