desknet’s NEOを導入し、社員全体のスケジュール管理の共有を進めた。

改善したきっかけ

当社はインポートアパレル卸の小売専門商社です。

もともとIT化について後進的な社風の為、社員のスケジュール管理についても各部署でのホワイトボードに記入したものを社員間で共有するシステムで、出張命令・報告書や各種起案書の提出についても紙ベースで行っていました。

このような状態ではそれぞれのスケジュールの共有は事務所のホワイトボードを通してしか行うことが出来ず、出張先から上司や同僚等のスケジュールを確認するためにわざわざ事務所のスタッフに連絡をしなければならないといった手間が発生していました。

また、当日あるいは直近の予定しか確認できないといった不具合が生じ多くの社員からは不満の声が上がっていました。

あわせて、出張命令などの各種提出物においても紙ベースで行っており、経費面や保存資料が多くなる点から問題提起をされました。

・全体で情報を共有出来ていない
・当日もしくは直近の予定しか確認出来ない
・経費面・保存資料が多い

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desknet’s NEO
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当社の状況を考えると、いきなり高度なIT化を進めていったところでそれを使いこなせない状況が多発することが考えられることから、初心者にも利用がしやすいと思われる「Desknets NEO」を導入することとしました。

ただ、いきなり全社員が順応することは大変困難だと思われるので、まずは４０代以下の若手から中堅社員のパソコンに同ソフトをインストールし、彼らに同ソフトを試験的に使用させることになりました。

彼らに対してはPC上で利用説明を行うとともに、不安を感じるものに対しては別途講習会を開催するなどを行い理解を徹底しました。

彼らが同ソフトの利用方法を熟知し問題なく使いこなせることを確認できて以降、彼らを講師として、全社員を対象に同ソフトのインストールを完了しました。

同ソフトを導入することで、従前からのスケジュール管理共有に関しての課題は解決しつつあります。

しかし、基本的に全社員がインストールを行い利用可能な状況ではあるものの、ソフトへの記入漏れ等はまだまだ見受けられ完全に情報共有するまでには、現状至っていないかと思われます。

また、出張命令や各種起案書のデータでの作成についても、かなり徹底されつつあるものの、慣れない社員からすると逆に作成に時間がかかってしまい非効率ではないかとの声もあります。

このようにソフトの使い方に慣れていない社員を対象に講習会を行い、記入漏れや資料作成の効率化の改善を行っていきたいです。