desknet’s NEOを導入することで社員全体の情報共有を格段に改善することが出来た

改善したきっかけ

当社は、土木設計事務所です。

業務を行ううえで、各部署で担当業務範囲を決め、作業分担して遂行しています。

そのため、各部署での進捗度合いや業務の受け渡しなどが、部署間でうまくいっていないケースが散見されていました。

また、部署内での担当間での進捗状況の確認などの情報共有がなされておらず、非効率な業務の進め方となっていることが課題でした。

これらの解消のため、総務部、営業部、設計部門それぞれのスケジュール管理や情報の時間差が生じないようなシステムの導入が急務とされており、社員からも強く要望されていました。

そこでグーグルカレンダーを利用し、各自の予定を確認することを導入しましたが、スケジュールは確認できるものの、タスク管理や情報共有するには機能が不足していたため、別の対策が必要でした。

・各部署ごとの作業分担が正確に行われていない

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グーグルカレンダーでは足りないと感じられた機能を有するツールとして、グループウェアを導入してはどうかということとなりました。

導入にあたっては、スケジュール管理機能、タスク管理機能、回覧機能、電子会議室機能、備品使用予約機能、勤怠管理機能などを満足するサービスから選定するものとしました。

その結果、デスクネッツ・ネオを導入することとなりました。導入後は、社員全員に対し利用についての研修を実施し、共通認識のもと運用してもらえるよう働きかけました。

当初はなかなか使用感にバラツキがあったものの、時間を重ねる毎に円滑に運用されるようになっていきました。

スケジュール管理については、出張や打合せなどの予定がPC上で確認できるようになったため、社員全体の動向が確認できるようになった。重要な情報についても一斉に発信することで情報共有のスピードが各断に改善されました。

スケジュールの確認や部署間での情報共有などについては、ある程度改善できたと感じられます。また、社内での情報共有のスピードや情報が伝わりきらないといったことも、大幅に少なくなっています。

一方で、全体的なタスク管理や労務管理などについては、導入したものでは管理できないものもありました。それらについては、別のツールの導入などで補完しながら運用しています。

また、グループウェアを導入し、そのツールの利便性が高いことで、それらばかりを利用することでの、直接的なコミュニケーションが少なくなっていることが懸念されます。

便利さはあるものの、微妙なニュアンスが伝わっていないようなケースもあり、そこは改善の余地があります。