鉄壁フィールドを導入し、セキュリティを向上させた

改善したきっかけ

当院は、訪問看護ステーション運営しています。

自分の勤務している会社以外に多くの支店があり、データの共有方法に課題があります。

自社内だけでなく、支店間でのデータの共有方法が課題です。

診療報酬や報告書、研修内容や管理部門のデータを共有するためにDropboxを使用しますが、共有のロックやまたセキュリティが十分でなく、業務が医療関係であったために問題があります。

個人情報など漏洩すると危険な情報を扱っているため、パソコンさえ開いてしまえば簡単にアクセスできてしまうのでは危険になります。

どうしても職員の出入りが多く、医療関係者というのは本来業務には熱心ですが、事務作業や管理業務には熱心にならないので、セキュリティへの意識が希薄です。

そのためセキュリティの向上を図る必要があります。

・職員間のデータ共有の際のセキュリティが甘い

「鉄壁フィールド」とはオフィス内にあるITをまるごとクラウド化し、政府が企業に求める、「セキュリティコンプライアンス向上」と「働き方改革」をコストを削減しながら同時に実現する、今までにない革新的なクラウドサービス。
https://fieltrust.jp/teppekifield.html

多くの支社や支店があり、データをどうやって共有するか、その方法に課題がありました。

あまり技術的な面に明るくない職員が多いので、いろいろな方法を取締役や管理部門、一般社員も意見を出し合って検討しました。

自社内でのパソコン同士のデータ共有もしたいし、それだけでなく、支店間でのデータの共有方法が必要だったのです。そんなとき、会社関係のつながりで、取締役が鉄壁フィールドというサービスについて情報を得ました。

大きな会社ではなかったのですが、鉄壁フィールドというクラウドサービスを利用することとなりました。

鉄壁フィールドは各支社のそれぞれのパソコンにクライアントシステムを入れて、個人のアクセス情報を登録します。サーバー認証とフォルダへのアクセスと二重に認証するのでより安全になっています。

一度ログアウトや電源を落とすと、接続しなくなるので、セキュリティは格段に向上しました。

ただし、サーバ認証とファイルフォルダへの認証とアクセス２段階になっていて、やや煩雑なので、なかなか覚えられない職員もいます。

手間を感じている職員も存在しています。また、一度認証すると、席を離れてもそのパソコンでは作業できるため、完全にセキュリティが確立しているわけではありません。

また、ロック状態でファイルがうまく保存できない状態になることが時折あり、その回復に手間がかかることはあります。