紙を使ったアナログ管理からパソコンをフル活用することで、経費を削減し業務を効率化することが出来た

改善したきっかけ

当社は、PCスクール、インターネット・携帯電話取次を行っております。

色々な業務がありますが、操業からの母体がPCスクールからのスタートということもあり、パソコンを使って作業効率を上げることをむねとする会社の理念が先にあります。

そのITの先駆けのような会社が効率の悪いことをしています。請求書や案内などを出すときに大量な切手（郵送）の手段を使っています。

パソコンの販売や設置・トラブル解決などもやっており、請求書・領収書などを出す機会もあり、増えてきています。

案内などを出すときのレスポンスの悪さもあります。郵送して届くまでの時間、届いてからお客様がその案内を開ける（読む）までの時間のタイムロス、とにもかくにもまずはスピード感が足りないと思っています。

経費も思いのほか掛かり、スピード感と経費の2つが課題となっています。

・請求書や案内等を出すときの効率が悪い
・案内が届くまでのスピードが遅い
・経費が想定外に掛かっている

PCスクールらしくパソコンを使って経費削減。まずは、お客様の電話番号の他にメールアドレスも聞いて登録しておくようにしました。

そして、トラブルなども簡単なことは電話以外にもメールで相談を受け付けました。

色々な使い方ができて、案内やチラシなども郵送するのではなく、登録している会員様（受講生や他のお客様）宛にメールでいち早くお勧めする。

ピンポイントで必要な人にタイムラグなく送れるようになりました。次に、法改正に伴う請求書・領収書の電子化も進んでいます。

今後もっと変わっていくのでしょうが、半分アナログでも十分に使える方法もあります。

前出のように請求書も電子的にメールで送ります。そうなると領収書も電子でメールで送ることになります。

この時点でレスポンスも速いし切手代もかからない。そして、収入印紙も電子でやり取りする場合は貼らなくて良いことになりました。

パソコン教室ということもあり、請求書や領収書を作るのも問題ない。お金をかけることなく経費だけ削減ができました。

電子的なやり取りをすることで、お客様（会社）も同じようにやってみたい（やる必要性が今後出てきた）と問い合わせが増え、パソコン教室としての講座が増えました。さらに請求書や領収書を作りたい・作ってほしい、アドバイスやサポートをしてほしいという依頼が増えてきています。

今後電子化していく関係での仕事が増えていきます。昔は印刷業（製作）で紙ベースで作られていたものが、電子化することによって管理がこちら側に回ってきています。

あらゆることを電子化することで生活全般を豊かにする。電子的な課題をクリアしていくことで仕事に繋げていきます。