改善したきっかけ
当社は、雑貨等の小売業を行っております。
請求書の支払処理の一連の業務について、財務担当が支払先の入力から始まり一人で行っており、多大な時間がかかっています。
また、手動入力の為ミスも出やすい部分があります。月末支払が多かったため、処理が遅れるとその上長の承認の時間的余裕がなくなることがあるなども問題です。
また、紙ベースのためデータの検索等が効率的にできなかったことによりデータ分析等も不便で、経営分析や資金繰り等のための資料作成の精度が悪いです。
内部統制上の問題としても、請求書の支払いについて各部署の承認フローの整備をきちんとする必要もあり、 新しく採用した人が導入しようとしているシステムの導入経験者だったため、その方に導入を行ってもらっています。
・請求書業務が手動入力のため、ミスが出やすい
・請求書業務が紙ベースのため、データの検索等が行えず、経営分析や資金繰り等の資料作成の精度が悪い
改善した方法
楽々精算を導入した
楽々精算とは
「楽楽精算」は、累計導入社数No.1の経費精算システムです。経費・交通費・旅費・請求書処理など、あらゆる精算業務を効率化します。電子帳簿保存法への対応や、会計ソフトへの連携、領収書の自動読み取りなど経費精算を助ける機能を多数搭載しています。
https://www.rakurakuseisan.jp/
経費精算システムとして楽楽精算を導入しました。
作業手順は以下の通りです。
１．作業手順 ・請求書を受け取った各部署の担当者がシステムにPDFで請求書を登録し、支払先、支払日、明細日付、内訳、摘要等を入力、申請を行う。
２・設定した承認フローに基づき、システム上で承認担当者が承認を行う。
３．最終承認まで完了したものは伝票連携やFBデータの出力を行い、FBデータをインターネットバンキングにて取り込むことで振込データを作成。
ミスが減少した
システム導入により財務における工数が大幅に減少し、ミスも減少しました。
データ検索が容易になり、内部統制が強化できた
システム上で全ての申請データを閲覧、データ出力できるため、データ分析や伝票検索も容易になりました。 また、設定した承認フローに基づいて承認が行われるため、内部統制が強化できたと思います。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
求めているが機能上出来ないことに対して、対応方法を検討する
システム導入により工数の削減したことにより担当者の負担が大幅に減少した点は良かったです。また、データを扱う上でもシステムで管理することで検索等も容易になったのが良かったです。
電子帳簿保存法にも対応でき、ペーパーレス及びテレワーク促進にも役立ちました。
新たな問題としては、機能上求めるような検索の仕方が出来ないという部分もあったり、設定上思うような設定ができなかったりという部分もあり、そういった点はやや不満には感じています。