改善したきっかけ
当社は、賃貸マンションの管理会社です。
管理物件の入居者の家賃支払いの方法が、毎月の引落ではなく入居者本人の振込みによっておこなわれていました。
そのため、毎月かなりの人数の入金忘れや入金間違い、家賃の滞納などが続いていました。
全員の家賃が期日までに支払われているかの確認も、昔ながらの手書きノートに一つ一つ記載して確認する方法がとられており、単純な作業ミスで家賃の入金漏れに気付かなかったり、逆に入金が済んでいる部屋の入居者に間違って督促の電話をしてしまったりすることもあり、双方に煩雑な処理が続いており、改善が必要だと判断しました。
さらに、入金後の銀行口座の資金を管理するための方法も、手書きの伝票と手書きの帳簿だったため、いくら頑張っても記載ミスや計算ミスがなくなりませんでした。
・家賃支払いの方法が煩雑なため、各種問題が発生する
改善した方法
アットホームの賃貸管理システムと弥生会計を導入した
アットホームの賃貸管理システムとは
「賃貸管理システム」は、高セキュリティーのクラウド型システムで一元管理。さまざまな賃貸管理業務に、すばやく活かせます。データベースで物件のさまざまな情報を一元管理し、集客・契約から退去までの賃貸管理業務をトータルでサポート。
https://business.athome.jp/service/chintaikanri/
弥生会計とは
会計ソフト「弥生会計」は22年連続売上実績No.1。無料でクラウド版とデスクトップ版が試せて、サポートも充実だからあんしん。経理業務を自動化して、初心者でも帳簿付けから試算表、決算資料までかんたんに作成できます。
https://www.yayoi-kk.co.jp/products/account.html
賃貸管理システムを導入した
不動産関連の会社がリリースしている賃貸物件管理サービスを導入し、家賃表や入金されたお金の管理をデジタル化しました。使用しているのはアットホームが提供している「賃貸管理システム」です。
家賃等の管理が簡単に把握出来るようになった
物件を登録することで家賃表が自動的に作成され、未入金の部屋がどこで未入金額が合計いくらなのかがかなり簡単に把握できるようになりました。
水道料などの変動費を含む請求書もこのシステムから作成し、同時に家賃表に登録できるようになったため、家賃表のメンテナンスの手間もなくせました。
会計ソフトを導入し、作業の効率化及びミスを無くした
入金されたお金についても、手書きの伝票ではなく「弥生会計」という会計ソフトを導入し、伝票を手書きすることによる時間のロスと計算ミスを解消することができました。
評価
適切な改善だったが、一部解決しなかった
今後の目標
一部の受け入れられていない社員に対してのフォローを行う
家賃の締切日には入金内容についての伝票を書くだけで1日が終わっていましたが、デジタル化によって毎月同じ日に入ってくる家賃については一気に入力を済ませられるようになり、また手書きよりもソフトやシステムへの入力の方が圧倒的に速く終わるので、他の作業に時間をしっかり使えるようになりました。
家賃の確認漏れも減り、お客様への突発的な連絡や不要な連絡も減らすことができました。ただ、いわゆるお局様が手書き史上主義者なこともあり、控えとして家賃ノートの手書きは未だに強制されています。