改善したきっかけ
当社は、レンタカー事業を行っております。
作業人員増加により、誰が何をしているか、この後どのような仕事が入っているか、電話などの連絡を取り合わなくても共有できる情報共有ツールが必要でした。
また、件数増加による事務処理が増えたことに時間短縮化のため、システムを導入しました。
そのツール内で、営業活動の内容も共有し、上司や同僚へ見える化し、指示や今後の対応についての相談などもできるようになりました。顧客要望による決済方法の多様化について対応しました。
・社員間で情報共有を行いたい
・件数増加による事務処理作業の時間短縮化を行いたい
・決済方法を多様化したい
改善した方法
TimeTree,レンタカー侍,Microsoft Access,Square,PayPayを導入した
TimeTree
共有を前提に作られたカレンダー
https://timetreeapp.com/intl/ja/
TimeTreeは、予定管理の方法を「共有とコミュニケーション」を前提にして作られました。例えるなら、リビングの壁掛けカレンダーがスマホの中に入ったようなイメージです。とにかく簡単に共有できること、カレンダーの中でコミュニケーションできることが特徴です。
レンタカー侍
レンタカー業務特化型
https://www.rentacar-samurai.jp/
予約管理システム
Microsoft Access
データの価値を高める
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/access
ビジネスに最も適した形式で簡単にデータベース アプリを作成できます。
square
ビジネスのあらゆる場面を、ひとつにつなぐ
https://squareup.com/jp/ja
paypay
スマホひとつでかんたんにお支払いはPayPayで
https://paypay.ne.jp/
情報を共有出来るようになった
TimeTreeにて、何時にどのような仕事が入っているかを全員共有できるようにしました。
配車時間やお客様の情報・決済方法・車両の注意事項など。
営業活動内容についても、別グループを作成し共有しています。
配車予約を簡単に出来るようにした
レンタカー侍で、配車予約システムが取れるようになりました。オンラインにてお客様に車両を選んで頂き、予約を取っていただきます。電話や個別メール対応が減りました。年度末の実績報告書作成にも対応しており便利です。
集計等の事務作業を簡単に行えるようにした
Accessにて、日計売上を集計し、請求書発行・月次報告および経費集計などを加えて、収益報告が簡単になりました。
会計方法を増やせた
お客様のご要望により、クレジットカード決済（Square）QRコード決済（PayPay）を導入しました。
評価
思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った
今後の目標
情報格差を無くしたい
情報共有は、ツールで誰でも共有できるようになりましたが、個人での理解度に差があり、対策が必要です。内容のマニュアル化や事前指導など。
決済用に購入したipadを更に活用したい
ツールの導入に経費はそれほど掛けれませんでしたが、決済用にipadを購入しました。現金決済や振込が未だ多くを占める為、出番がそれほど多くなく、他の活用方法がないか模索しています。（店内BGM、広告動画を流すなど）
入金管理作業の時間の削減を行いたい
レンタカー侍やAccessを利用して時間削減はできていますが、入金管理については課題が残っています。前金・分納・延滞・損害賠償金などイレギュラーな管理については、別途Excelなどでの管理が必要です。