改善したきっかけ
当社は、ファイナンシャルプランニング業を営んでおります。
これまで経理資料をはじめ、なんでも紙で出力して確認、押印、郵送、保存などすることが当たり前だったが職場での収納場所がだんだんなくなり、また用紙代やカウンター料金などコストもかかるようになった。
コロナ前から電子化やペーパーレス化をすすめていたがITに強い従業員が少なくあまり対応出来ていなかった。
・資料を紙媒体で保管していたため、資料の保管場所が少なくなってきている
・ITに強い従業員が少なく、資料の電子化・ペーパーレス化に対応出来ていない
改善した方法
マネーフォワードクラウドを導入した
マネーフォワードクラウド
Money Forward クラウドなら1か月無料でお試しいただけます。バックオフィスに関する様々なデータを連携し、業務を自動化。経理や人事労務における面倒な作業を効率化します。
https://biz.moneyforward.com/
コロナを機にリモートでもできるようにペーパーレス化や脱ハンコをすすめるため会計ソフトをはじめ請求書など対応出来るものに変更した。
補助金などの活用も役員たちの決定に強く関係した様子で積極的に営業担当をよんで説明を聞いていた。
以前よりコストはだいぶかけて導入したが満足している感じがあるが誰でも使えるという手軽さはなく試行錯誤でやっている。
会計業務の負担が減った
まずはマネーフォワードの会計を導入した。
これまでの会計ソフトから移行するのは簡単に出来、スムーズだった。また銀行などの連携もしやすく会計業務はかなり負担が減った。
請求業務の効率も上がった
請求書も導入し、印影を取り込むことで押印不要・PDF保存で印刷・発送業務等かなり改善された。
お客様の登録など最初の設定が面倒だったが一度走り出してしまえばあとはルーティンなので業務効率は上がった。
作成した請求書を会計ソフトに連携できるのでこちらもかなり効率が良くなった。
その他に給与も使用するようになり毎月の業務がわかりやすくなった。
使用方法もわかりやすい
使い方などすぐにチャット出来たり、対応方法がよく載っているので安心感もある。
最初の設定が難しいと感じるが営業担当が手伝ってくれることもある。
評価
思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った
今後の目標
改善・トラブル対応を出来る人材を増やしていく
経理業務などは毎月請求書や領収書・従業員の経費精算等大量の紙と確認処理に時間と労力がかかっているが、一連のツールを活用することでペーパーレス化・業務の効率化がとてもはかれる。
リモート対応できるのが一番よかった点。
コストが増えるのが問題でソフトを変えることに抵抗がなく、改正やトラブルなどがあったときにある程度変化に対応できる人材が確保できないと厳しいと感じる。
営業担当もあまりよくわかっていないことが多くその都度確認していく必要があるとしばしば感じる。