改善したきっかけ
当社は、海外製品を輸入し国内で販売を行っており、自身はWEB販売の統括を行っております。
お客様から頂いた注文の処理に時間を要していたため、改善を行いました。
ネットからの注文数が増えるに比例して、物流スタッフへの指示書の発行、配送伝票の発行やメール案内、決済など、注文を処理する時間が増えるようになってしまい、発送に遅れが生じる可能性が出てきたので何か良い方法はないかと考えていました。
また、スタッフの残業による疲労や休憩も押してしまうなど大変な様子が見て分かるほどだったので早くに対応をしなければいけないと感じていました。
そのために人を増やす対応も考えましたがコストの事を考えると決断が難しく、繁忙期以外の落ち着いている時は逆に暇になってしまう恐れもあったので、なるべく人増やす方法ではないやり方を模索していました。
・注文処理を効率化したい
改善した方法
ネクストエンジンを導入した
ネクストエンジン
EC・ネットショップに限らず、実店舗・POS、卸・直販などでも発生する「店舗を運営・管理するための膨大なコスト」「リソース不足」といった問題を解決します。
https://next-engine.net/
ネクストエンジンを導入することで、「効率化による時間の創出」「一元化されたデータ活用による売上アップ」などのメリットがあります。結果、利益の最大化につながります。
業務を自動化し、効率的に処理を行えるようになった
同業他社様に相談をしたところ、弊社の注文数以上の処理を少ない人数でこなしており、あるシステムを導入している事によって実現できていると教えていただきました。
それはネクストエンジンという受注管理システムで、業務の自動化によって様々な工数を減らし、受注処理から発送管理までを効率的に処理をできるというシステムでした。
複数のWEB店舗を運営しているため、導入前はそれぞれの店舗から注文内容をダウンロードすることから業務をスタートしました。
これはひとつの画面で管理をすることができ在庫の確認や出荷指示、メール対応など、様々な業務を画面ひとつで処理することが出来、とてもスピーディーに処理を行えるようになりました。
評価
思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った
今後の目標
今後は更に注文数が増えるように工夫をしたい
複数の店舗の状況をひとつの画面で処理できることによって、一括で処理ができ、安定して時間を使えるようになったと思います。
今までは基本2人対応で行ってきた注文処理も、注文件数が少ない時は1人でも対応ができるようになり、他業務を手伝ってもらうなど、他部署にむやみに人員を増やさなくても臨機応変に手助けができる対応が可能になったので良かったと思います。
また、一部ペーパーレスでの対応ができるようになり、紙やインクの使用を減らすことができたのは良かったと思います。 今回の改善で注文を効率的に行うことが出来、余裕が出来たと思うので、今後は更に注文数が増えるように工夫をして売上をアップさせたいと思います。