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ヒント

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DEGITALKA
都道府県
静岡県
業種
情報通信業
会社情報
ITエンジニアの派遣事業、受託業務による情報通信業一連のサポート
実施者
事務
会社規模
201〜999人
初期費用
0
月額
0

エンジニアの勤怠状況を無料のGoogleフォームを活用してチェックできるようにした

この記事は約2分で読めます。

改善したい課題

当社はITエンジニアの派遣事業、受託業務による情報通信業務のサポートをしています。

派遣先をお休みしているエンジニアから派遣元の当社営業担当への連絡がなく、客先からくるはずのエンジニアが来ていないとクレームの連絡があり、過去を含め確認すると遅刻早退欠勤が多々あったことが判明した。信用問題につながる恐れがあったため早急に改善に踏み切った。

・遅刻早退欠勤があっても、連絡がないと気づけない
・勤怠不良が影響し業務へ支障がでている
・継続すると会社の信用がなくなり売上減につながる恐れあり

まずは営業担当が知らないという事態を改善したい

お客様からのクレームがあってから調査では対応が後手に回ってしまうため、まずはエンジニアの勤怠状況を事前に把握することを目的として改善した

改善した内容

Googleフォームで遅刻・早退・欠勤を事前に把握できるように改善した

Googleフォーム

オンライン フォームやアンケートを簡単に作成して共有し、回答をリアルタイムで分析できます。

https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/
Google Forms: オンライン フォーム作成ツール | Google Workspace
Google Forms を使用して、さまざまな質問形式でオンライン フォームやアンケートを作成しましょう。どのデバイスでもリアルタイムで結果を分析できます。

無料のGoogleフォームを活用して関係者にメール通知

遅刻や早退をする場合、Googleフォームを入力するようにエンジニアに対して指示を行った。日時と理由を入力すると、事前に決められた人物に自動的に周知連絡がメール送信されるようにした。

これにより、関係者へ即座に通知され事前に把握することが可能となった。 また、エンジニアも無駄なメールの定型文(お疲れ様です。○○です、などの)を書く手間が不要となった。

売上減少のチェックが可能に

今まで、遅刻などの連絡を支店長しか知らない(または支店長から教えてもらっていない)ということがあり、稼働時間が契約時間に足りず、売上減となっていたが、関係者にメール通知されるようになったため、そういった事態がなくなった。

評価

適切な改善ができ、当初の課題は解決することができた

しかしまだ入力しないエンジニアが・・・

当社の全エンジニアへGoogleフォームからの入力を促したが、入力しないエンジニアがいますがまだ一部います。

今後の目標

引き続き思いを伝え理解してもらうよう努める

勤怠不良による影響はエンジニア自身の信用はもちろん、周りに大きな心配を与えてしまうことを根気よく伝え理解してもらう

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