着席記録システムを内製し、着席記録を自動で取れるようにした

改善したきっかけ

当社は、金融機関の基幹システム開発を受注している。

コロナがきっかけとなり、着席記録を取るようになり、それに合わせ、出社社員・協力会社メンバーの感染時トレースが必要になったため。

最初は各部で着席実績をExcelシートに記載をお願いし、各部の結果を取りまとめ部署で取りまとめるというアナログ対応で対応していたが、各部から対応の手間への不満や記録が正しくなされない事態の頻発、とりまとめ部署での作業負荷も極めて高く、現場として実運用が大きな負担になっていた。

改善が検討されたが、急な決定での運用開始だったことから、当社が欲しているシステムが一般的に存在しなく、予算も決まっていなかったため、急遽当社が保持しているPCでも使用できる自作ツールを作って対応をせざるを得なくなった。

過去システム開発の経験があり、OAソフト（オフィス業務の自動化を行うもの）の開発が実施でき、総務職を行っていた自分が対応せざるを得ない状況となった。

・着席記録をとる必要があり、自動化する必要がある

以下のようにシステムを内製しました。

１．社員が出社時、着席した座席の前にあるQRコードをスマートフォンで読み取りする。

２．そのQRコードを読むと会社の「着席記録用メールアドレス」宛メールが自動的に作成される。メールには着席座席の番号とメール送信者の名前が記録されている。

３．社員は当該メールを送信する。

４．送信されたメールは着席記録用のメールポストに格納される。

５．当該メールポストを検索するVBAで開発したプログラムで定期的に読み取りし Excelで作成した座席番号毎の名前表に対してメールの情報を反映させる。

６．記録でのトレーサビリティを確保するするため日次での結果、月次での結果を別表にアーカイブするための日替わり・月替わり処理を実装。

７．これらを人力で実行するのは無理があるので24時間稼働のPCのタスクスケジューラにプログラムを登録し自動実行させる。

このシステムを利用した利用した結果、Excelシート記載などのアナログ作業が無くなりました。

在籍人数が多い会社であったため、少人数であればExcel運用できるものが負担になっていた。

当該商品がないなかスピード感をもって対応できたこと、内製対応のため、外部流出コスト0円で対応できたことは結果としてよかったと感じている。

ただ、本社ビルだけでなく全国支社での対応に拡大していくなか、取り扱い件数が増えたためExcelでのパフォーマンスでは処理が難しくなってきている。(ハングアップによりリカバリが増えている。)

今後は外部ベンダーにもっと利便性の高い製品を提案いただき更改する予定。