改善したきっかけ
当社は、都市銀行です。
特殊な事務作業が電算化されていません。
そのため、手計算や手書きで対応しており、大変非効率的でした。複雑な手計算はミスが発生しやすく、確認者を3回変えて行っても完全にミスを防ぐことはできません。
また、その計算結果を含む書類を、まず鉛筆で手書きし、それをコピーして顧客に手交しています。
しかし、そのような手書き書類では信頼性に乏しく、顧客から不信感を持たれることも多々あります。
会社のシステム部門に対して、電算処理できるように何度も依頼しましたが、会社全体のシステムにも影響を及ぼし、約1000万円のコストが発生するため、対応するのは困難だということでした。
しかたなく現場では時代錯誤ながら手計算手書きを余儀なくされています。
・事務作業が手作業のため、効率が悪い
改善した方法
ExcelのVBAの機能を利用した
Excel VBAとは
Visual Basic for Applications (VBA) for Office を使用すると、これらの作業を実行し、さらにそれ以上のことを実現できます。VBA for Office は、単純でありながら強力なプログラミング言語であり、Office アプリケーションを拡張するために使用できます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/vba/api/overview/excel
特殊な事務作業を自動で正確に処理出来るようになった
ExcelVBAを用いて、その特殊事務を処理することにしました。コスト面で外注できなかったので、比較的Excelに詳しい担当者にVBAを勉強してもらい、プログラミングさせました。
作成者には、もともと担当している通常業務がありましたので、すべて時間外や自宅でサービス労働でプログラミングをすることになってしまいました。
素人なので堅牢なプログラムを組むのは無理でしたが、一応作動するものは完成しました。
コードは約3000行にも及びました。しかし、そのVBAで書類を作成することにより、複雑な手計算はExcelが瞬時に正確に処理できるようになり、また印刷まで完結させられたため、劇的に改善されました。
必要項目を入力して、印刷ボタンを押下するだけで、自動的に印刷まで完了して、それを顧客に手交するだけになりました。
評価
適切な改善ができ、課題は解決することができた
今後の目標
保守方法を検討する
特殊事務の対応は、すっかり改善されて誰にでも処理できるようになり、問題点はまったくなくなりました。
けれども、ExcelVBAを作成した担当者には、それを開発するための時間外労働に対して、対価が支払われることがなく、月数百時間サービス労働することになってしまいました。
その後、ExcelVBAの保守もサービス労働で対応させられることが当たり前になってしまい、そういった会社の対応に不満を持った担当者は、数年後に退職してしまいました。
VBAができる社員は、その担当者だけだったため、細かい変更があっても、そのVBAシステムに反映することができなくなってしまいました。