IT化って具体的にどんなことするの?

大まかに下図の6フェーズを実施しIT化を進めていきます。

 

IT化の現状ヒアリング

まずはお客さまのIT化の現状をお伺いします。
主に情報インフラの整備状況、業務システム等の導入状況について伺いIT化チェックシートにまとめます。

※情報インフラとはパソコンのOSやソフトウェアのバージョン、インターネット環境、業務情報や個人情報の漏洩リスクなどを指します。

IT化チェックシートにまとめた結果、IT化する前に情報インフラの整備が必要となった場合は、まず弊社にてお客さまのインフラ整備を進めITをスムーズに導入する基盤を作り上げます。整備する場合は機器の購入や工事などが発生する可能性があるので長い場合1ヵ月程度かかる場合もございます。

 

不満/ニーズ確認

会社に所属する全ての方に不満とニーズを確認します。
所属する全ての方とは、役員の方はもちろん従業員やアルバイトやパートの方も対象です。
これは不満やニーズは立場や仕事内容によって変わる性質があるためです。

不満やニーズはデリケートな情報ですので収集方法についてはご相談の上決めさせて頂きます。
通常は投票箱を設置し、投票結果を弊社にて回収し集計・集約後に見やすい形式に整えお渡しする流れとなります。

このフェーズでまとめる内容は次フェーズのIT化計画策定に大きく影響します。
ですがいきなり不満とニーズを教えてくださいと言ってもなかなか収集できないものです。
ですので1週間~1ヵ月程度を目途に日常業務をしながら実施して頂きます。

 

IT化計画策定

ITの導入計画を策定します。主に以下の内容を中心に策定していきます。

・どんなITを導入するか

経理や労務などのバックオフィスのIT化
承認フローのIT化
販売管理や生産管理システムの導入
社内SNSの導入   etc…

・どのタイミングで導入するか

繁忙期は打ち合わせや導入準備に時間が割けないことがあるため、ある程度まとまった時間がとれる閑散期のタイミングで導入します。そうすることでトラブルを未然に防ぐことができます。

・どの順番で導入するか

同じITでもお客さま毎に費用対効果は変わってきます。
まずは費用対効果が高く業務に影響が少ないITを優先的に導入します。

計画は大体1年後までを策定します。IT化に慣れてきた時に3年後や5年後の長期計画を策定しましょう。

IT化の失敗は計画時から予防できます。
特に失敗してしまう良くない例は、導入するITを経営層の思いだけで決めてしまうことです。
従業員やその他利害関係者の意見も汲んでいて、かつ会社の戦略や目標に沿ったものを選びましょう。

 

導入準備

ITを導入するための事前準備をします。

一般的に導入より導入準備の方が時間が掛かります。
準備では、ITの調査・選定、導入手順書作成、導入後の運用マニュアル作成、効果測定の手順や集計方法等様々なことを決めます。また、導入時にトラブルが発生する可能性がある場合はあらかじめ対応手順を決めておき予期せぬ事態に備えます。

導入準備中に「やっぱり違うITを導入したい」と思われた場合や従業員の理解が得られない場合があります。その際はいつでもご相談ください。必要に応じて計画策定から見直し致します。

IT化のトラブルの一つとして日常業務が意図せず変わってしまうことがあります。
例えば、今まで紙で承認フローを回していたが、ワークフローシステムを導入しパソコンで承認できるようにした途端、飛ばし承認や代理承認できなくなってしまい、業務が止まってしまうといったことがあります。
そういったことがないよう弊社ではあらかじめ導入後の運用マニュアルを作成しますのでご安心ください。

 

導入

実際にITを導入します。対外的な調整も発生しますが基本的に弊社が対応致します。
導入準備をしっかりしておけばこのフェーズで特に問題は発生しません。

 

効果測定

導入準備フェーズで決定した方法で効果測定をします。
効果測定をしないと効果があったのかどうかわからず次のITを導入すべきかどうかの判断が難しくなります。
ですのでなるべく効果測定をすることをおすすめしています。

効果は弊社にて具体的な数値として見える形で集計しお渡ししますが、社員満足度や顧客満足度など数値で計れないものはアンケート形式で集計します。もちろん併用も可能です。

効果はすぐあらわれるものと長期的に観測しないとわからないものがあります。
長期の場合は効果があれば徐々に傾向があらわれますのでしばらくお待ち頂くことがあります。

 

 

最後に

以上、IT化の流れについてご説明致しました。

IT化は、導入したITの効果で作業効率化や売上アップに繋がりますが、それ以外にも従業員の方々のITへの関心が高まり、例えば既に導入している社内SNSの利用率アップやセキュリティ意識の向上等の副次的効果もありますので積極的に活用しましょう。

IT化費用については、現在は低価格(月数百円~)で提供されているサービスも数多くあり、ご負担は少なく済む傾向にあります。もちろんIT化する前に掛かる費用のお見積りはお渡ししますので、もしご希望の金額でなければ中断して頂くことも可能です。遠慮せずお申し付けください。

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私たちは小規模のお客さまを対象として代行サービスを進めており、IT化のお手伝いをさせて頂ければと思っております。何かお困りのことがあればいつでもご連絡ください。

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